Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)
Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste.
El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:
Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial.
Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.).
Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos pactados y la calidad que se pretende.
Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a la segunda fase.
Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:
Revisar el análisis del alcance del proyecto;
Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
Definir el plan de proyecto.
Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en los términos de acuerdo.
Implementacion metodologías ágiles
Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. En castellano y para que lo entienda todo el mundo, es el conocimiento adquirido trabajando en un proyecto o empresa. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe. En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:
Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);
Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
Ejecutar las tareas planificadas;
Gestionar las peticiones de cambio.
Seguimiento y control del trabajo
Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y los costes. En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados;
Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado);
Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).
Cierre del proyecto
Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras. Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español). Las tareas de esta etapa son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders);
Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos?
Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio; basada en el proceso; y, otras metodologías.
La metodología secuencial tradicional
Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas dentro de esta categoría son las de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM).
PMI/PMBOK
Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos descritas en la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en español Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos jefes de proyectos que niegan que esta sea una metodología, sino una serie de pautas y convenciones para dirigir proyectos.
Agile
La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el Manifesto Agile se valoran algunos elementos por encima de otros:
- Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;
- Un software funcional sobre una documentación general;
- Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;
- La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.
Gestión de cambio (change management)
Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los riesgos y tomando el control del cambio cuando se produce. Los métodos más conocidos son: Event Chain Methodology, cuya idea subyacente es que existen riesgos potenciales que a menudo se encuentran fuera del alcance del proyecto; y, Extreme Project Management, siendo lo contrario de Waterfall, ya que te ofrece una forma de gestionar el cambio masivo y avanzar hacia la finalización del proyecto.
Metodologías basadas en el proceso
En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión de procesos de negocio (Business Process Management, BPM), donde cada método enfoca el trabajo como un conjunto de procesos. Las metodologías dentro de esta categoría son: Lean manufacturing (centrado en la simplificación y reducción de los desperdicios); Six Sigma (basada en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso al medir los defectos o errores presentes y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero); Lean Six Sigma (combina el enfoque minimalista de Lean -“sin desperdicio» y la mejora de la calidad de Six Sigma «cero defectos»); y Process-Based Project Management o gestión de proyectos basado en procesos (alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los valores corporativos de una empresa).
Otras metodologías
En esta categoría se encuentran aquellas metodologías que, aún siendo importantes, no encajan dentro de las categorías anteriores. Estas metodologías son: PRINCE2 y PRISM. La primera, PRINCE2 (Projects In Controlled Environments o Proyectos en Ambientes Controlados, en español) administra proyectos y se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos. La metodología PRISM (Projects Integrating Sustainable Methods o Proyectos Integración de métodos sostenibles en español) tiene como objetivo gestionar el cambio a la vez que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.
Costes de un sistema de gestión de proyectos
El sistema de gestión de proyectos se suele encontrar como un módulo dentro del ERP o, incluso, como un módulo independiente especializado. Un sistema de gestión de proyectos independiente se puede integrar con el software ERP y comparar automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos del ERP.
El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente dependiendo de si se compra o si se “alquila” (con el modelo de software como servicio, SaaS). Otro factor que influye en el precio de un software sería el tamaño de la empresa y sus características específicas. Durante las negociaciones con el proveedor es muy importante redactar un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) para ver qué condiciones, precio y duración se establecen y qué servicios del proveedor han de pagarse aparte.
Otra cosa que la empresa ha de tener en cuenta es el número de licencias y la cantidad de usuarios completos y usuarios limitados que va a tener, y analizar hasta qué punto tendrá alcance la autorización de cada usuario.
Una decisión importante que la empresa tiene que tomar es si la solución estará alojada en local (on-premise), en la nube o de forma híbrida. Algunas empresas tienen datos sensibles y se sienten más seguras almacenando sus datos en local, aunque esto suponga un desembolso inicial mayor que si se hace de tipo SaaS. La nube también ofrece seguridad, sin embargo, algunas empresas tienen algunas dudas debido a la incertidumbre por la pérdida de control de sus datos o por ejemplo, por tener que asegurarse de que su proveedor cumple con todos los aspectos legales.
Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.
